Slik forenkler Kanvas rekruttering med Digipost Kontroll 

 

På slutten av 80-tallet var det en skrikende mangel på barnehageplasser over hele landet, og i 1986 sto en gruppe foreldre fra Sandefjord i den situasjonen at de ikke hadde barnehageplasser. De bestemte seg derfor for å starte sin egen barnehage.  

Illustrasjon av en barnehage med barn i lek og to personer med hver sin mobil ved gjerdet

 

Slik starter historien om Kanvas, som har vokst til å bli Norges største ideelle barnehagestiftelse med 67 barnehager, 1300 ansatte og over 4000 barn. 

Kanvas sitt formål er å bedre barns oppvekstsvilkår og foreldrenes hverdag gjennom drift av gode barnehager. Som en ideell stiftelse går pengene de tjener tilbake til barna, barnehagene og kompetansebygging hos de ansatte. 

De har et stort ansvar for å sikre en trygg hverdag for barna og foreldre, og med det ansvaret følger prosedyrer for hvordan rekruttering av kandidater skal foregå. Fremvisning av gyldig politiattest er helt sentralt i denne prosessen. Torolf Bjerkem er regionsleder og rekrutteringansvarlig i Kanvas, og har det overordnede ansvaret for at dette går enkelt og greit for seg. 

– Det er daglig leder har ansvaret for rekruttering til sin barnehage, men som rekrutteringsansvarlig har jeg ansvar for å levere rekrutteringsløsninger og faglig begrunnede prosesser og rutiner for en best mulig rekrutteringsprosess, sier Bjerkem. 

Manuelt og tidskrevende 

Som en del av rekrutteringsprosessen krever barnehageloven at alle ansatte fremviser gyldig politiattest. Tidligere var det slik at barnehagen skrev ut et formålsskjema kandidaten måtte sende inn. Når kandidaten så hadde mottatt politiattesten, kunne de avtale et møte for å fremvise attesten. Den ble da gjerne skrevet ut og fremvist til avtalt tid. Deretter kunne ledere registrere den nødvendige informasjonen, og kandidaten kunne starte i jobben. 

– Prosessen bød på en rekke utfordringer. Ofte ble politiattester sendt inn via e-post, noe som ikke er i tråd med GDPR eller personvernloven. Dette igjen la et større ansvar på barnehagene for å ha gode rutiner for sletting av sensitive opplysninger, for barnehager har ikke hjemmel i loven for å arkivere politiattester. Det resulterte også i større usikkerhet rundt hvorvidt politiattester ble håndtert på riktig måte, forklarer Torolf. 

 

 
 
 

"For meg er dette kanon! Å ha muligheten til å sjekkepolitiattester når jeg gjør administrative oppgaver, sparer meg for tid og det gjør jobben enklere. "

- Torolf Bjerkem, regionsleder og rekrutteringsansvarlig i Kanvas  

 

Ny og sikker løsning med Digipost Kontroll 

Torolf Bjerkem forklarer videre at de hadde et ønske om å øke effektiviteten i selve rekrutteringsprosessen, og de så at Digipost Kontroll kunne spille en viktig rolle i dette arbeidet. 

– For å komme oss vekk i fra manuelle oppgaver og steg, så vi at Digipost Kontroll kunne gi en mer fleksibel og sikrere prosess for administrasjon av politiattester i søknadsprosessen, sier Torolf. 

Istedenfor at daglig leder måtte gå igjennom alle de manuelle stegene knyttet til fremvisning av politiattest, slik som å bruke tid på å avtale møter, og å fremvise attesten for hånd. Nå sender de heller en forespørsel til kandidatene om å få innsyn i politiattesten via Digipost, og den svarer kandidatene på ved å gi Kanvas innsyn i sin nylig mottatte politiattest. 

– Prosessen har flere fordeler sammenlignet med den gamle. Det gir en sikrere håndtering av politiattester, der det ikke er noen risiko for at feil håndtering av sensitive dokumenter. Det gir en sikker identifisering av kandidaten, og ledere kan nå sjekke politiattester samtidig som de jobber med andre administrative oppgaver. Det er færre steg, og mindre behov for koordinering før oppstart, og det sparer både ledere og kandidater for tid, forklarer Toralf. 

Positivt mottatt og økt interesse 

Implementeringen av Digipost Kontroll som en del av rekrutteringsprosessen har blitt svært godt mottatt av barnehagene, og Toralf har utelukkende mottatt positive tilbakemeldinger. Mange fikk med seg nyheten om tjenesten gjennom mediene ved lansering for idretten, og flere har uttrykt begeistring over at Kanvas allerede har tatt i bruk tjenesten. 

– For meg er dette kanon! Det er mye enklere å håndtere politiattester direkte når jeg uansett sitter foran skjermen. Jeg kan sjekke det raskt og effektivt, uten å måtte avtale fysiske møter eller håndtere papirdokumenter, sier Bjerkem. 

En løsning for flere enn barnehagesektoren 

Kanvas ser stor verdi i denne digitale løsningen og anbefaler den på det sterkeste til andre aktører som håndterer politiattester, som for eksempel skoler, omsorgsinstitusjoner, brann- og redningstjenester. 

– Digipost Kontroll gir oss en sikrere og mer strømlinjeformet prosess. Det er en løsning som virkelig gir verdi både for oss som arbeidsgiver og for kandidatene, avslutter Bjerkem. 

Illustrasjon av en ung mann med en mobil uten for to hus

Ønsker du å håndtere politiattester på en enklere og sikrere måte?

Prøv løsningen uten forpliktelser og oppgrader dersom den passer dine behov. Logg inn for å teste løsningen, eller opprett en konto for å komme i gang.

Ønsker du mer informasjon om Digipost Kontroll?

Meld interesse så kontakter vi deg.