Sparer inntil 14 dager per signerte dokument med Posten Signering

Behov for en sikker og effektiv dokumentflyt 

ForMotion Ortopedi er en global virksomhet med klinikker over hele Norge. Daglig jobber deres ansatte med å finne de rette hjelpemidlene til sine pasienter, slik at de kan leve mer aktive liv med færre begrensninger. 

En sentral del av det administrative arbeidet deres består i å sende og signere sensitive dokumenter om ortopediske hjelpemidler – alt fra fotsenger til proteser. 

Barbro Foss, klinikkservicespesialist i ForMotion, forteller at de sender søknader, fornyelser og ferdigattester for ortopediske hjelpemidler, og at de har mye helsedialog med Nav. Av den grunn er sikkerhet og personvern svært viktig for dem. 

Med Posten Signering sparer vi opp mot 14 dager per signerte dokument. Det forenkler administrasjonen for oss

Utfordringer med manuelle rutiner og personvern

Barbro forteller at den manuelle dokumentflyten de hadde tidligere var krevende. Samtidig presiserer hun at e-post – av sikkerhetsmessige årsaker – aldri var et alternativ for dem. De må nemlig være helt sikre på at det er pasienten som åpner og signerer dokumentene, og at dokumentene ikke leses av uvedkommende. 
 
«Alt var papirbasert. Vi måtte sende dokumenter fysisk av hensyn til personvern, og de manuelle rutinene tok mye tid», fortsetter hun. 
 
Utskrift, porto, postombæring, skanning og arkivering var tidkrevende steg på veien mot å få dokumenter signert av pasientene.

Da det tok stadig lenger tid å få dokumentene signert, bestemte de seg for å effektivisere prosessen.

Adressering på fødselsnummer og signering med BankID

Svaret fant de hos Posten, i Posten Signering – en løsning som kombinerer sikkerhet, brukervennlighet og tillit. Barbro forteller at adressering på fødselsnummer og åpning av dokumentet med BankID ble utslagsgivende for dem. 
 
«Vi trengte en løsning som sparte oss for tid og portoutgifter, men som også var sikker. Med Posten Signering vet vi at dokumentet når riktig mottaker fordi vi adresserer på fødselsnummer, og fordi de åpner dokumentet med BankID. Vi vet også at signeringen er gyldig fordi pasienten signerer med BankID», sier Barbro. 
 
Dokumentene klargjøres av behandler og sendes deretter til pasienten for signering. 
 
Barbro forteller videre at det var veldig enkelt å komme i gang, og at de fikk testet det godt før de landet på å kjøpe tjenesten. 

Sparer tid og gir trygghet

Effekten har vært merkbar. Dokumentene lagres digitalt og signeres raskere. Sikre digitale forsendelser og signering med BankID reduserer andelen manuelle steg betraktelig. 
 
«Det fungerer sømløst, og tilbakemeldingene fra de ulike klinikkene er positive», forteller Barbro. 
 
Kundene har også tatt godt imot løsningen, selv om enkelte fortsatt er skeptiske til det digitale. 
 
«I all hovedsak opplever vi at kundene synes det funker bra. Det er enkelt, tidsbesparende og trygt – både med tanke på personvern og GDPR», fortsetter hun.

Tillit til merkevaren var avgjørende

ForMotion valgte Posten Signering fordi offentlige instanser bruker tjenesten, fordi de ikke ønsket å binde seg til en lang og dyr avtale, og fordi Posten er en merkevare man kan stole på. 
 
«Folk har tillit til Posten, og dermed var det enkelt å velge Posten Signering», avslutter Barbro.