Signerte over 300 kontrakter med et klikk
Hvordan får du over 300 trenere til å signere avtaler som forplikter dem til å følge klubbens retningslinjer – uten å drukne i papirarbeid? IK Gimletroll løste det med masseutsendelse fra Posten Signering.
En klubb med stort nedslagsfelt
IK Gimletroll er en av Kristiansands største idrettslag, med over 1700 medlemmer. De er hovedsakelig fordelt på 92 fotballag og i underkant av 60 håndballag, men Gimletroll holder også på med andre aktiviteter i litt mindre skala.
Utover de fulltids- og deltidsansatte i idrettslagets administrasjon og trenerstab, har de til enhver tid mellom 300 og 350 foreldretrenere som er engasjert på frivillig basis.
"Vi trengte et system som fungerer, slik at vi kan bruke mer tid på idrett. Det får vi med Posten Signering"
- Morten Horn Elieson, Sportslig leder i IK Gimletroll
Måtte sikre at alle fulgte retningslinjene
«Tidligere signerte vi ansattkontrakter med lønnede trenere på den gamle måten, med fysisk signatur på papir», sier Morten Horn Elieson, sportslig leder i IK Gimletroll.
Morten forteller videre at de ikke pleide å signere avtaler med de frivillige foreldretrenerne som var involvert i klubben.
Likevel har de som en stor klubb med mange involverte og mye aktivitet, retningslinjer alle må følge. Derfor var det viktig å få signert kontrakter med alle foreldretrenerne, der de forpliktet seg til å følge klubbens retningslinjer, og på den måten sikret kvaliteten i alle klubbens aktiviteter.
For å slippe å signere over 300 avtaler med penn og papir, trengte de en løsning som enkelt og raskt lot dem signere avtalene digitalt. De ville heller bruke tiden sin på idrett en administrasjon.
Fant løsningen hos Posten
Morten forteller oss at de brukte tid på å lete etter en løsning for digitale signaturer som passet deres behov. Da fant de Posten Signering. Med en funksjon for masseutsendelser, kunne de enkelt sende ut alle kontraktene til signering samtidig.
«Prisen var rimelig for vårt bruk, og Posten er en anerkjent og pålitelig aktør. Derfor var det et enkelt valg», forteller Morten.
Det første Morten gjorde var å signere kontrakt med alle foreldretrenerne. De som ikke signerte på første forsøk, signerte etter at han sendte ut purringer. Og med det fikk han alle til å forplikte seg til å følge klubbens retningslinjer.
Signering ble enkelt og effektivt
«Tjenesten var enkel å ta i bruk, det er lett å sende ut avtaler, og tilbakemeldingene fra trenerne har vært positive», fortsetter Morten.
I dag bruker de Posten Signering til å signere avtaler med nye lønnede trenere, og når nye foreldretrenere fra nye årskull kommer til. Dette sparer dem for tid, de får bedre kontroll, og de kan bruke mer tid på idrett enn på administrasjon.
«Vi trengte et system som fungerer, slik at vi kan bruke mer tid på idrett. Det får vi med Posten Signering», avslutter Morten.
Trenger du å sende ut mange kontrakter til signering?
Med masseutsendelse fra Posten Signering løser du oppgaven raskt og effektivt.
Kom i gang