Data som ikke finnes, kan heller ikke stjeles 

En hverdag som handler om mennesker 

Siden etableringen i Sverige på 90-tallet, har JAG jobbet for at folk som trenger personlig assistanse skal kunne leve frie og selvstendige live hjemme fremfor å bo på institusjon.  

I et landskap med mange kommersielle aktører, skiller JAG seg ut ved at de er en organisasjon etablert av folk med funksjonsnedsettelser, med et tydelig formål og en klar målgruppe. 

Deres nisje er folk som har behov for en medarbeidsleder for å få hverdagen til å fungere. En medarbeidsleder organiserer og koordinerer forholdene rundt den som trenger assistanse, og JAG er arbeidsgiver for assistentene.  

Cathrine Schumann er CEO i JAG Assistanse. Hun har hatt ansvar for strategi og personal siden 2016, og kjenner godt på balansen mellom det menneskelige aspektet, og det organisatoriske.  

En krevende prosess 

JAG Assistanse har mange ordninger, og de må ha konsesjon i kommunene for å tilby sine tjenester. Å løse oppdraget godt krever at de får inn de rette folkene og at de sikrer gode prosesser for alle involverte. Sjekk av politiattester er en viktig del av dette. 

– Før var sjekk av politiattester utfordrende. Prosessen var veldig manuell, og vi mottok politiattester fra hele landet via post og e-post. Fysiske møter var svært krevende å få til, forteller Kasper Rakeng, IKT-sjef i JAG Assistanse. 

Kasper forteller videre at det er flere rådgivere som sjekker politiattester, og at de ikke kunne utelukke utilsiktede glipp i rutinene. 

Med over 100 ulike BPA-ordninger, hvor hver assistansemottaker har mellom to og 30 assistenter, kan det fort bli flere hundre nyansettelser i året. Og alle må kontrolleres.  

– Vi hadde en situasjon der vi satt på papirattester og e-poster som måtte slettes. Vi måtte ha gode sletterutiner samtidig som vi måtte kunne dokumentere ovenfor kommunene at attestene var kontrollert, forteller Cathrine. 

Digitalt, sikkert og sporbart 

Da Kasper kom inn i organisasjonen høsten 2023, fikk han en tydelig oppgave: Få oversikt over rutiner og finn forbedringspotensialet. 

– De hadde en Digipostkonto som knapt var i bruk. Første bud var å bruke den mer, men da Kontroll ble lansert, tok jeg kontakt med en gang. Det var høyaktuelt for oss, sier han. 

I dag bruker JAG Digipost Kontroll til sjekk av politiattester. Tjenesten gir full oversikt, sporbarhet og dokumentasjon – uten at de må oppbevare personopplysninger. Dette løser flere personvern- og sikkerhetsmessige utfordringer. 

– Det er så enkelt. Man kan ikke stjele persondata vi ikke har, og vi lagrer ingenting. Vi dokumenterer at attesten er kontrollert, men slipper å sitte på selve attesten, fortsetter Kasper.

Fremtiden er digital 

For JAG er ikke dette bare et spørsmål om GDPR. Det handler også om å være en attraktiv aktør i en bransje med høy konkurranse. Da er gode digitale løsninger viktig. 

De forteller at de har fått mange gode tilbakemeldinger på den nye tjenesten, både fra rådgiverne som sjekker attester, og fra assistentene som deler attestene sine. Med ansatte i alle aldre, er det viktig for dem å finne tjenester som fungerer for alle og som er enkle å bruke.

– Vi er ISO-sertifiserte og har forpliktet oss til gode rutiner. Digitalisering og sikkerhet henger tett sammen. For oss er Digipost Kontroll en viktig brikke i dette, sier Cathrine. 

Kasper er enig, og legger til at det i hovedsak er personvernforbedringene og sikkerheten som er det sentrale, men at forenklingen også gir verdi for dem og brukerne.  

– Vi vil bruke Digipost til å motta flere typer sensitive dokumenter, og kontrollfunksjonaliteten kan nok brukes til mer enn politiattester, avslutter Cathrine.